Als een speer...

Grootschalige ICT projecten en programma's krijgen vaak een pakkende naam. Meestal is dat een afkorting, een woord vormend dat samengesteld is uit de beginletters van allerlei ingewikkelde inhoudelijke of technische termen.

Het ontstaan van deze gewoonte om moeilijke dingen af te korten gaat onder andere terug naar de introductie van de afkorting SPQR, de afkorting van het Latijnse Senatus Populusque Romanus, "De Senaat en het Volk van Rome". Deze zinsnede fungeerde als de officiële naam van het Romeinse Rijk. De afkorting werd als insigne gebruikt vanaf de tijd van de Romeinse Republiek en stond als inscriptie op openbare gebouwen en triomfbogen. Het is niet bekend waar of wanneer de uitdrukking oorspronkelijk is ontstaan, maar ze is niet weg te denken uit de Romeinse geschiedenis. Vergaderingen en documenten werden er officieel mee afgesloten en de letters stonden op munten.

De legioenen uit het Romeinse leger droegen hun SPQR op een vaandel onder een adelaar, het symbool van Jupiter. De vaandels waren erg belangrijk voor de legioenen, het verliet de legerplaats pas als het legioen als geheel verder trok. Het waren belangrijke verzamelpunten tijdens veldslagen en er een verliezen was een grote schande. Er werd bijvoorbeeld een enorme krachtinspanning geleverd om de adelaars die in 53 v.Chr. verloren waren gegaan, terug te krijgen.

Vandaag werd bekend dat Logica en Capgemini het eerste deel van het grootschalige project SPEER hebben opgeleverd aan het ministerie van Defensie. Ze bouwden een erp-systeem waarmee facturen van alle Defensie-onderdelen digitaal en samenhangend worden verwerkt. De afronding van de financiële module is een mijlpaal voor SPEER, het omvangrijke pakket voor enterprise resource planning (erp) bij de krijgsmacht.

SPEER staat voor Strategic Process and Enabled Reengineering en zou dus eigenlijk of SPAER of SPER moeten heten. Het project werd eind 2005 gegund aan Logica en Capgemini. Het systeem moet planning, beheer en bevoorrading van materieel stroomlijnen. Bovendien zou het zorgen voor een eenmalige besparing van 1030 voltijdbanen en nog eens 80 miljoen euro per jaar.

Anders dan de afkorting en het bereiken van de mijlpaal misschien doen vermoeden, gaat het project niet als een speer. Verre van dat zelfs. Een jaar geleden ongeveer werd bekend dat het project grote vertraging op had gelopen en tot aanhoudende problemen bij de bedrijfsvoering leidde. Een stukje uit een persbericht van 8 juni 2007: "Minister Van Middelkoop (Defensie) heeft gisteren toegegeven dat zijn departement problemen ondervindt bij de invoering van een nieuw computersysteem. Uit antwoorden aan de Tweede Kamer blijkt dat het waarschijnlijk nog jaren gaat duren voordat de problemen zijn opgelost. Er zou ook een gebrek aan geschikt personeel zijn. De minister verwacht dat het pakket uiteindelijk pas tussen 2010 en 2013 wordt ingevoerd. Tot die tijd zal Defensie de tekortkomingen in het huidige systeem tijdelijk anders oplossen."

Wat valt er op aan dit project?

1. Het is een ICT-project waarvan de implementatie tussen de vijf en acht jaar duurt.

Alarmfase 1: Tijdens de implementatieperiode van een dergelijk systeem zal de techniek gegarandeerd veranderen.

2. Het project wordt uitgevoerd door een non-profit organisatie, het Ministerie van Defensie, waarbij:

2a. Het project wordt onderbouwd door kwantitatieve voordelen (eenmalig 1030 voltijdbanen en een jaarlijse besparing van 80 miljoen euro).

Alarmfase 2: Non-profit organisaties blinken niet uit in het onderbouwen van kwantitatieve benefits: ze hebben namelijk geen winstkenmerk. Wat zeggen dergelijke cijfers dus eigenlijk?

2b. Het project wordt door commerciële aannemers uitgevoerd.
Alarmfase 3: Deze commerciële aannemers hebben wel een winstkenmerk, maar geen verantwoordelijkheid voor het behalen van de gestelde doelstellingen. Op zich geen enkel probleem natuurlijk, maar wel een risico in combinatie met 2a.

3. De analyse op de risico's en de aannames uit de business case is op belangrijke facetten onvoldoende geweest.

Alarmfase 4: Hoezo onvoldoende geschikt personeel? Daar hou je toch rekening mee als je aan zo'n excercitie begint? We praten hier toch over Defensie?

Ik wens de opdrachtgever en de projectleider van SPEER veel succes toe in hun verdere vervolg van hun veldtocht!